Boskalis Sweden AB:s rekryteringsregister

 1. Rättslig grund och syfte med behandlingen av personuppgifter

Dataskydd- och sekretesspolicyn beskriver hur personuppgifter samlas in, behandlas och ges ut under rekryteringsprocessen. De registrerade har sökt en specifik tjänst eller skickat en öppen ansökan till Boskalis.

Som regel, grunden för behandling av personuppgifter för dem som ansöker till en specifik tjänst är att implementera pre-kontraktuella åtgärder för att erhålla ett anställningsavtal på begäran av den ansökande så väl som Boskalis legitima intresse i att kunna demonstrera att alla ansökande behandlas jämlikt.

Behandling av personuppgifter relaterade till bakgrundsinformation och säkerhetsutredning grundar sig på godkännande från den ansökande.

Grunden för behandling av personuppgifter som samlas in via de öppna ansökningarna är den sökandes medgivande. I fall där personuppgifterna behandlas i någon specifik rekryteringsprocess baseras behandlingen av personuppgifter på implementering av pre-kontraktuella åtgärder för att erhålla ett anställningsavtal på begäran av den ansökande. Såvida den sökande inte blir vald till tjänsten så baseras bearbetningen av personuppgifter på Boskalis legitima intresse.

Behandling av personuppgifterna kan outsourcas till tredje part. 

2. Registeransvarig

Boskalis Sweden AB
Vassgatan 3 D
415 02 Göteborg
 

Personuppgiftsansvarig/kontaktperson för ärenden gällande registret:

Michael Törnqvist
Vassgatan 3 D
415 02 Goteborg
+46 70 550 38 82, michael.tornqvist@boskalis.com

3. Registrets innehåll

Registret innehåller följande personuppgifter, vilka är nödvändiga för att välja ut individer och som kan variera beroende på vilken tjänst det gäller:

Grundinformation:
- Efternamn, Förnamn
- Kontaktuppgifter (telefonnummer, epostadress och postadress)
- Födelsedatum (om det krävs för tjänsten) och ort
- Nationalitet, vid behov av arbetstillstånd
- Referenser
- Övriga uppgifter som den sökande själv har meddelat

Uppgifter som samlats in i samband med arbetsansökan:
- Relevant arbetslivserfarenhet för tjänsten i fråga (anställningar & utbildning), kompetens, specialkunskaper och språk
- Referenser
- Nyckelkunskaper
- Fritt formulerad presentation av den sökande

Information som samlats in under rekryteringsprocessen:
- Information som kommit fram under rekryteringsprocessen
- Anteckningar som förts på bas av ansökan
- Eventuell intervjuinformation och anteckningar från intervjuer
- Referenser och sökandes medgivande att kontakta referenser
- Resultat från personlighetstester
- Resultat från bakgrunds- och säkerhetsutredningar

De som företräder arbetsgivaren i rekryteringsprocessen förbereder ett rekryteringsmemorandum med information och observationer från processen. Detta memorandum arkiveras tillsammans med den sökandes övriga uppgifter.

De grunduppgifter som samlats in för den person som valts till tjänsten och information relaterad till jobbansökan flyttas över till Boskalis personalregister.

4. Förvaring av information 

Personuppgifter sparas endast så länge som det anses nödvändigt för att implementera de syften som specificeras i detta formulär.

Personuppgifter som behandlats i en rekryteringsprocess sparas i två år eller tills ärendet har avslutats, baserat på den tidsbegränsning som föreskrivs i jämställdhetslagen.

Öppna ansökningar sparas i ett år från det datum som ansökan har inkommit eller tills den sökande begär att uppgifterna raderas. I så fall tas uppgifterna bort om det ej finns annan grund för att spara dem.  

5. Normala informationskällor

I regel fungerar den sökande själv som informationskälla till uppgifterna. Information kan även, med sökandes medgivande, samlas in från referenser, personlighetstester eller från myndigheter när en Beställare kräver en bakgrunds- eller säkerhetskontroll.

Information uppkommer även när man observerar den sökandes beteende under rekryteringsprocessen.

6. Datatransfer och regelbunden delning av information

Uppgifterna delas, som regel, ej till tredje part.

Uppgifterna kan delas inom koncernen, vilket innebär att ett annat bolag som hör till koncernen kan behandla personuppgifterna åt Boskalis Sweden. Denna procedur baserar sig på Boskalis Swedens rätt att flytta personuppgifter mellan bolagen i koncernen av administrativa skäl, så som rapportering av data eller praktiserande av effektiv affärsverksamhet, t ex för att tillgodogöra sig koncernens informationssystem.

Boskalis har rätt att lämna över uppgifter till tredje part:
- om lagen kräver detta
- om en samarbetspartner behandlar personuppgifterna på uppdrag av Boskalis eller enligt Boskalis direktiv:  t ex vid inköp av rekryteringstjänst från utomstående samarbetspartners, Boskalis som registerhållare ansvarar då även för att personuppgifterna behandlas korrekt
- i fall då Boskalis är delaktig i någon form av fusion, rekonstruktion eller försäljning av någon del av företaget.
- om det är nödvändigt att överlåta uppgifterna för att fullgöra Boskalis rättigheter, för att skydda den registrerade eller andra, för att undersöka oegentligheter eller för svar på förfrågan från myndighet
- med tillstånd av den registrerade, tex kontakt med referenser

7.Datatransfer regelbundet utanför EU eller EEA

Information flyttas ej regelbundet utanför EU eller EEA.

Information kan, trots allt, flyttas i de fall en samarbetspartner till Boskalis behandlar personuppgifter utanför EU eller EEA när de utför ett uppdrag.

8. Skydd av registret

A) Fysiskt material

Principen för arkiverande av informationen går i linje med koncernens säkerhetsinstruktioner. De som behandlar det fysiska materialet manuellt är endast personer som har tillgång till personmaterial för att kunna sköta de uppgifter som arbetsgivaren delgett dem.

De fysiska personuppgifterna förvaras i ett låst skåp. Kontoret är låst och endast den personal eller leverantör som behöver tillgång till kontoret för sitt arbete har tillträde. På kontoret finns kameror.

Material som innehåller personuppgifter förstörs på ett säkert sätt i dokumentförstörare.

B) Data som behandlats av IT-system

Boskalis använder sig av säkerhetsåtgärder som skyddar mot datavirus och programstörningar i enlighet med koncernens direktiv. Säkerhetsåtgärderna uppdateras kontinuerligt. Alla datasystem kräver personlig inloggning med användare och lösenord.

Det digitala materialet används endast av behöriga personer som behöver tillgång till materialet i sitt arbete. 

9. Rätt till kontroll av uppgifterna

Den registrerade personen har rätt att kontrollera det material som finns om honom/henne i Boskalis rekryteringsregister. En begäran om kontroll av materialet görs skriftligen med den sökandes underskrift adresserat till den person som nämns i punkt 2 som ansvarig för registret. En begäran kan också göras personligen hos den registeransvarige.

Den registeransvarige ska besvara begäran inom den tid som anges i EU-s direktiv för dataskydd (som regel inom en månad).

10. Rätt till korrigering av uppgifterna

Den registrerade är själv ansvarig för de uppgifter som han/hon har uppgett och bör själv meddela till registerhållaren om uppgifterna förändras.

Om det finns behov att uppdatera gammal eller felaktig information bör den registrerade vara i kontakt med den ansvariga personen som omnämns i stycke 2. 

11. Övriga rättigheter för behandling av uppgifterna

Den registrerade har enligt dataskyddslagen rätt att neka registerhållaren att behandla den registrerades uppgifter genom att begära att den öppna ansökan tas bort från registret eller genom att dra tillbaka medgivandet att kontakta referenser.

Den registrerade har rätt att få sina egna uppgifter i ett strukturerat och vanligt använt format för att flytta över dem till ett annat system. Begäran som denna riktas till Boskalis dataansvariga i stycke 2.
Om den registrerade anser att man brutit mot dennes lagliga rätt har denne rätt att göra ett klagomål angående ärendet till den nationella dataskyddsmyndigheten eller till annan dataskyddsmyndighet inom EU eller det Europeiska ekonomiska området.

I Sverige fungerar Datainspektionen som den övervakande myndigheten.  

12. Rätt till uppdatering av registret

Boskalis har rätten att uppdatera dataskydds- och sekretesspolicyn enligt rådande situation.